Bienvenue sur AEGEAN Hub !


Les présentes conditions générales définissent les règles et réglementations relatives à l'utilisation du portail numérique dédié aux Agents de voyage d'AEGEAN, disponible à l'adresse www.aegeanhub.com. En accédant à ce site Web, vous acceptez irrévocablement les présentes conditions générales. Vous devez cesser d'utiliser AEGEAN Hub si vous n'acceptez pas l'énoncé ci-dessus.

La terminologie suivante s'applique aux présentes conditions générales, à la déclaration de confidentialité, à l'avis de non-responsabilité et à l'ensemble des accords :
« Partenaire(s) » désigne les Agents de voyage dans la section d'informations « inconnues » et dans la section interactive d'informations « connues ».« AEGEAN » désigne la Société (AEGEAN, Olympic Air) et « Nous » désigne à la fois le Partenaire et AEGEAN.

Le portail dédié aux Agents de voyage d'AEGEAN, ci-après désigné « AEGEAN Hub » est une instance numérique autonome désignée, appartenant à AEGEAN qui vise à fournir une expérience numérique fluide aux Agences de voyage, ci-après dénommées les « Partenaires ».

L'objectif principal d'AEGEAN Hub est d'aider et de faciliter l'échange rapide, concis et précis d'informations entre les Partenaires et AEGEAN. L'infrastructure est composée :

a) de contenu informatif qui est compilé pour aider et faciliter la coopération entre AEGEAN, ses Partenaires et leur personnel. Ouvert au public, ce qui signifie que toute personne disposant de l'URL sera en mesure de voir le contenu
b) de sections interactives qui nécessitent une inscription et une connexion pour accéder à un système de gestion des demandes en ligne afin de faciliter la soumission et la gestion des demandes.

Plus précisément, dans la section interactive, les utilisateurs peuvent soumettre numériquement différents types de demandes Annexe I « Types de demandes adressées à AEGEAN et/ou Olympic Air via AEGEAN HUB ».

Plus précisément, les Partenaires peuvent effectuer les activités suivantes via Aegean Hub :

1. Trouver des informations standard concernant les processus et procédures pertinents pour leur coopération avec AEGEAN, Olympic Air et divers collaborateurs tels que, sans s'y limiter, Direct Connect, Group Optimizer, etc.
2. Envoyer des demandes sous forme numérique au lieu d'appeler ou d'envoyer un e-mail au service  d'assistance ou commercial d'AEGEAN ou Olympic Air avec des statuts mis à jour en temps réel (inscription/connexion nécessaires)
3. Afficher l'historique des rapports, obtenir une vue d'ensemble, télécharger les demandes et les  statistiques pertinentes soumises par utilisateur ou par rôle assigné par période (ceci sera défini ultérieurement dans ce document)
4. Faciliter la réservation et/ou l'achat de produits AEGEAN pour le compte de leur client (c.-à-d. AEGEAN pass, réservation genAIRation)
5. Maintenir un profil pour le Partenaire selon la fonction (administrateur et utilisateur) avec des signets (favoris – choisis par l'utilisateur), les liens fréquemment consultés (visualisés depuis les analyses)

Pour s'inscrire à la section interactive d'AEGEAN Hub, le Partenaire doit :

i. Être précédemment enregistré dans OSC (Oracle Sales Cloud, la base de données commerciale existante pour les Partenaires). Tous les partenaires existants dans OSC recevront un e-mail via une invite manuelle ou une synchronisation (le partenaire titulaire de l'adresse e-mail endossera le rôle d'Administrateur) avec un jeton lui permettant de créer un mot de passe pour accéder au portail. Ensuite l'Administrateur peut se connecter et ajouter des utilisateurs de son agence.
ii. Demander l'inscription à OSC (Oracle Sales Cloud). Les Partenaires n'appartenant pas à la base de données commerciale d'AEGEAN/Olympic Air dans Oracle Sales Cloud devront demander l'inscription en ligne via un formulaire dédié ou en soumettant une demande générale sur AEGEAN Hub. Pour les partenaires IATA, il s'agira d'un processus automatisé, mais pour les partenaires non IATA, un vendeur s'assurera qu'il n'y a pas de dossier antérieur pour ce partenaire dans OSC et :
a. Soit procèdera à une nouvelle inscription ➝ enverra un jeton pour l'inscription à AEGEAN Hub
b. Soit contactera le Partenaire et l'informera qu'il est déjà inscrit ➝ enverra un jeton pour AEGEAN Hub si celui-ci n'a pas déjà été envoyé
iii. Téléversement manuel d'un groupe par le personnel commercial AEGEAN des Partenaires de vente, ci-après « Compte général ». Ce programme inclut plus d'un Partenaire dans un ou plusieurs pays qui peuvent être IATA/non IATA qui sont des associés/affiliés et/ou qui appartiennent à un groupe.

AEGEAN et les Partenaires comprennent que l'utilisation d'un e-mail individuel est fortement recommandée pour l'utilisation sécurisée d'AEGAEN Hub.  Il incombe aux Partenaires de s'assurer que chaque utilisateur (y compris les Administrateurs) dispose d'un e-mail individuel et non d'un e-mail de groupe lorsqu'ils utilisent AEGEAN Hub.

Responsables du traitement indépendants

1. RÔLES DES PARTIES

Les deux Parties reconnaissent et conviennent qu’elles agiront en qualité de Responsables du traitement indépendants pour ce qui concerne les données communiquées, que chacune traite pour son propre compte. Chaque Partie se conformera de manière indépendante aux dispositions pertinentes de la législation grecque et européenne applicable en matière de protection des données, de la législation relative à la vie privée dans les communications électroniques, ainsi qu’à tout acte (décision, lignes directrices, avis, etc.) émis par l’Autorité grecque de protection des données ou toute autre Autorité de contrôle compétente.

2. CONFIDENTIALITÉ

2.1 Chacune des Parties s’engage à sélectionner, pour le traitement des données à caractère personnel communiquées, des personnes possédant les compétences professionnelles requises et présentant des garanties suffisantes en termes de connaissances techniques et d’intégrité personnelle pour le respect de la confidentialité.
2.2 Chacune des Parties s’engage à veiller à ce que l’ensemble des employés, agents, associés, Sous-traitants et tout représentant de ceux-ci (personnes physiques ou morales), agissant en son nom et pour son compte, aux fins de la réalisation des finalités de traitement décrites dans le présent Contrat, protègent de manière adéquate les données à caractère personnel reçues, conformément aux exigences de la législation nationale et européenne en matière de protection des données à caractère personnel, respectent toutes les mesures techniques et organisationnelles pertinentes mises en place et soient liés par les dispositions énoncées aux présentes.
2.3 Chacune des Parties s’engage à soumettre l’ensemble des employés, agents, associés, Sous-traitants et représentants susmentionnés ayant accès aux données à caractère personnel ou les traitant de quelque manière que ce soit, à des engagements de confidentialité, à leur fournir une formation appropriée et à veiller à la conformité de ceux-ci aux obligations énoncées aux présentes.

3. RESPONSABILITÉ

3.1 Les Parties ne sauraient être tenues responsables l’une envers l’autre ou envers des tiers pour tout dommage causé par un acte ou une omission de l’autre Partie, y compris l’imposition d’une amende par une Autorité, ainsi que toute autre responsabilité pouvant survenir en raison d’une violation des obligations des Parties pour ce qui concerne le traitement des données communiquées. Plus précisément, les Parties ne sauraient être tenues responsables l’une envers l’autre en cas de communication de données inexactes ou non mises à jour par l’autre Partie, ainsi que de données dépassant ce qui est nécessaire pour la finalité poursuivie, conformément aux exigences de la législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel.
3.2 Chacune des Parties indemnisera l’autre Partie pour tout dommage que cette dernière pourrait subir et sera responsable de toute indemnisation/amende que l’autre partie serait tenue de payer à tout tiers, à la suite d’un dommage ou d’une blessure causé(e) à un tiers du fait du traitement illicite des données communiquées par la première Partie, conformément aux termes des présentes. Cela s’applique également aux cas où l’une des Parties a subi un dommage résultant des actions ou omissions de l’autre Partie ayant trait aux données communiquées.

4. SÉCURITÉ

Les Parties s’engagent à protéger les données à caractère personnel communiquées et à appliquer les mesures techniques et organisationnelles appropriées, afin d’assurer un niveau de protection proportionné aux risques liés aux opérations de traitement concernées, ainsi que la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services applicables. Ces mesures visent à protéger les données à caractère personnel contre toute destruction accidentelle ou illégale, toute perte accidentelle, tout dommage, toute altération, toute divulgation ou tout accès non autorisé et toute autre forme de traitement illicite.

5. POINT DE CONTACT

Il est convenu entre les Parties que toute question relative à la protection des données à caractère personnel qui se poserait devra être communiquée de bonne foi par chacune des Parties au canal de communication respectif de l’autre Partie. Les coordonnées du délégué à la protection des données d’Aegean Airlines sont : Marios Menexiadis, e-mail : dpo@aegeanair.com, tél. : +30 21 03 55 15 61.

6. OBLIGATION D’INFORMER

6.1 La Partie étant à chaque fois le Fournisseur de données s’engage à informer de manière adéquate les personnes concernées, via des politiques ou des avis relatifs à la protection des données à caractère personnel, de la communication des données à caractère personnel en question au Destinataire des données, de la finalité de la communication et de l’identité du destinataire ou de la catégorie du destinataire.
6.2 La Partie étant à chaque fois le Destinataire des données à caractère personnel s’engage à informer de manière adéquate les personnes concernées, en qualité de Responsable du traitement indépendant, conformément aux exigences de la législation applicable en matière de protection des données, à moins qu’un autre moyen d’information des personnes concernées soit convenu entre les Parties.

E-mails associés au jeton d'inscription

Selon le protocole relatif à la sécurité des informations d'AEGEAN, le jeton d'accès de l'e-mail doit rester actif pendant 2 semaines et peut être consulté 3 fois avant de devenir inactif. Une fois le jeton d'accès inactif, un nouveau jeton d'accès (JETON) doit être généré manuellement dans AEGEAN Hub par le personnel commercial d'AEGEAN et envoyé.

Sachez qu'AEGAEN Hub ne conserve pas les informations d'identification des Partenaires, qu'elle ne dispose pas de base de données et qu'elle ne stocke aucune autre information, à l'exception de :

  la structure des comptes généraux (jusqu'à ce qu'elle soit modifiée par le personnel d'AEGEAN)
  les demandes soumises (voir ci-dessous)

Le système de gestion des demandes d'AEGEAN Hub réalise des mises à jour de statut en temps réel (Nouvelle demande, Traitement en cours, Informations requises, Demande rejetée, Demande approuvée) pour chacune des demandes soumises. Un enregistrement d'historique sera tenu pour chaque demande à des fins de rapport. Il sera visible par le personnel d'AEGEAN, les administrateurs des Partenaires et les utilisateurs des Partenaires.

Rôles des Partenaires :

1. Administrateur :

Cet utilisateur est l'Administrateur du Partenaire. Il peut :

a. Ajouter/supprimer des utilisateurs (employés du Partenaire)
b. Soumettre tous types de demandes
c. Voir (obtenir une vue d'ensemble) de toutes les demandes soumises à AEGEAN /Olympic Air par les utilisateurs du Partenaire

2. Utilisateur

a. Soumettre certains types de demandes, mais pas tous
b. Consulter uniquement leurs demandes soumises à AEGEAN / Olympic Air


Statuts des demandes tels que vus par le Partenaire 

  • Ouvrir une nouvelle demande qui n'a pas été ouverte par le gestionnaire d'AEGEAN. Cette demande peut être modifiée par le partenaire (demandeur) jusqu'au moment où elle est ouverte par le gestionnaire d'AEGEAN uniquement. Une fois que le gestionnaire AEGEAN a ouvert la demande, elle ne peut plus être modifiée par l'administrateur/l'utilisateur du Partenaire, sauf si des informations supplémentaires sont nécessaires, et que le statut Informations requises est sélectionné. Dans ce cas SEULES les informations supplémentaires peuvent être modifiées. 
  • En cours cette demande a été traitée par le personnel d'AEGEAN. 
  • Informations requises cette demande nécessite davantage d'informations afin d'être traitée et a été renvoyée au demandeur. 
  • Demande complétée statut final pour une demande qui a obtenu une réponse 
  • Demande approuvée statut final pour une demande qui a été approuvée par tous les niveaux d'autorité 
  • Demande rejetée statut final pour une demande qui a été rejetée
DE À

DE

Nouvelle demande

À

En cours

DE

En cours

À

Informations requises ou Demande complétée/approuvée/rejetée

DE

Informations requises

À

En cours

DE

Demande complétée/approuvée/rejetée

À

Ø
Notifications au sein du portail et des e-mails seront envoyées en cas de changements de statut ! 

Cryptage / Connectivité / Stockage des données

Les informations échangées entre OSC (Oracle Sales Cloud) et le portail AEGEAN Hub seront transmises via le protocole standard https afin de consommer l’API Oracle.

Les mots de passe / changement / oubli suivront la pratique standard utilisée pour d’autres fonctionnalités connectées telles que Miles+Bonus 

Les données stockées sur Sitecore seront : 
  • Profil de l’agent de voyage tel que récupéré depuis Oracle Sales Cloud
  • Mots de passe du compte – (Sitecore / tant qu’ils sont utilisateurs)
  • Liens favoris du compte
  • Demandes
  • Historique des demandes

Inscription & capacité de soumettre des demandes :


A) Partenaire existant : les partenaires enregistrés peuvent librement soumettre des demandes via AEGEAN Hub.

B) Nouveau partenaire : le personnel AEGEAN doit vérifier l’existence du partenaire dans Oracle Sales Cloud et envoyer un e-mail de token pour l’inscription et la création de mot de passe. Une fois inscrit, il peut soumettre librement des demandes.

C) Demande générale AEGEAN Hub : pour qu’un utilisateur externe à la base de données AEGEAN soumette une demande générale, il doit d’abord s’inscrire. Le flux Nouveau partenaire (B) sera suivi et la demande sera traitée.

Flux des demandes

Le partenaire peut sélectionner le type de demande depuis un menu déroulant, remplir tous les champs obligatoires et soumettre le formulaire.
Le personnel AEGEAN (Sales/Helpdesk) évalue la demande et peut soit :
  • traiter la demande en répondant immédiatement au partenaire
  • demander des informations supplémentaires nécessaires afin de traiter la demande
  • assigner la demande à un autre utilisateur AEGEAN
Les informations nécessaires peuvent inclure (sans s’y limiter) des données personnelles du voyageur/titulaire du billet telles que : formulaires médicaux, nom, prénom, copies de documents d’identité, MEDIF, certificats de décès, certificats de mariage, etc.

a) Flux d'information général :

a. Service d'assistance
b. Service commercial

b) Formulaires de demande interactifs pour traitement exceptionnel, remboursements, remises

Exemple de processus d’approbation interne : la soumission de la demande ➞ examinée / traitée par AEGEAN ➞ assignée aux approbateurs nécessaires ➞ approbation avec notifications envoyées.

Fonctionnalité de récupération PNR
Une fonctionnalité permettant aux partenaires d’entrer un PNR et un numéro de document de billet afin de consulter via un service web Amadeus :
  • si le billet est affiché dans Amadeus
  • informations spécifiques sur les billets telles que EMD et services spéciaux
Achat de produit
Les partenaires peuvent acheter des produits et services AEGEAN pour le compte de leurs clients, tels que AEGEAN pass, billets GenAIRation et packages AEGEAN via des tiers.

Les partenaires reçoivent des e-mails de confirmation détaillant la nature du produit acheté ainsi qu’un récapitulatif des coûts.

Tableau de bord
Les partenaires peuvent créer et maintenir des liens favoris entièrement personnalisables.
Ils peuvent aussi visualiser, filtrer et exporter les demandes selon leur rôle et autorisation.

Administrateur :
a. Soumettre tous types de demandes
b. Voir toutes les demandes des utilisateurs partenaires

Utilisateur :
c. Soumettre certains types de demandes
d. Voir uniquement ses propres demandes

Profil
L’administrateur peut :
  • voir les utilisateurs partenaires
  • ajouter/modifier des utilisateurs
  • soumettre une demande de mise à jour des données partenaires
L’utilisateur peut :
  • voir les données partenaires
  • soumettre une demande de mise à jour de ses informations ou des données partenaires
Cookies
Nous utilisons des cookies. En accédant à AEGEAN Hub, vous acceptez leur utilisation conformément à la politique de confidentialité AEGEAN.

Licence
Sauf indication contraire, AEGEAN détient les droits de propriété intellectuelle du contenu AEGEAN Hub.

Vous ne devez pas :
  • republier le contenu
  • vendre ou louer le contenu
  • copier ou reproduire le contenu
  • redistribuer le contenu
Hyperliens
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iFrames
Sans autorisation écrite, vous ne pouvez pas modifier l’apparence du site via des frames.

Responsabilité
Nous ne sommes pas responsables du contenu externe lié à votre site.

Confidentialité
Veuillez lire la politique de confidentialité AEGEAN.

Réserve de droits
Nous pouvons demander la suppression de liens à tout moment.

Suppression de liens
Les demandes peuvent être envoyées mais sans obligation de réponse.

Clause de non-responsabilité
Nous excluons toute responsabilité dans la limite autorisée par la loi.

CONDITIONS GÉNÉRALES

  1. Qu'est-ce qu'Oracle Sales Cloud ?
    Base de données d’agences de voyage sans données passagers.
  2. Utilisation
    Utilisé par les équipes commerciales AEGEAN.
  3. Chargement des données
    IATA automatique, NON-IATA manuel.
  4. Différence IATA / Non-IATA
    Définition des agences non accréditées IATA.
  5. Durée des données
    Données actives tant que transactions.
  6. Rapports
    Pas de données passagers dans les rapports.
  7. Données passagers
    Aucune donnée passager stockée.

Annexe I « Types de demandes adressées à AEGEAN et/ou Olympic Air via AEGEAN HUB ».
Active forms Department Description
Name Change Help Desk Request for Name correction
Involuntary Refund due to Schedule Change/Misconnection Help Desk Address a misconnection case needing refund
Involuntary Reissue due to Schedule Change/Misconnection Help Desk Address a misconnection case needing reprotection
Baggage Help Desk Request about extra baggage, excess weight or EMD association
Seat Assignment Help Desk Submit for Seat selection or EMD association
Agent Discount Request Sales Request for Travel Agent Discount
ADM question Revenue Accounting Justification about Agency Debit Memo
AEGEAN HUB Agency profile Sales Address changes of your profile, user deletion from your account or change of role of a user
Allergies Help Desk Declare possible allergies on specific food category
Extra Seat (CBBG) Help Desk Request for extra seat for cabin baggage, musical instrument, infant's car seat or personal comfort
DEPU-DEPA Help Desk Report Deportee cases
Dupe tickets Help Desk Dupe Cases
Exceptional refund due to medical or other causes Sales Select the Refund Reason from drop-down list and request exceptional refund
AEGEAN HUB Feedback form Sales Send your proposals for AEGEAN Hub enhancements
GDS - NDC system malfunction Help Desk Report a malfunction in your Distribution System Farelogix or GDS
MEDA Help Desk Cases that require Medical Information Form (MEDIF) & doctor's approval certifying that passenger is fit to fly
Mirflex issues Distribution Mirflex installation & issues
O.K to board (SC) Help Desk Request for Seamen "O.K to board" documentation
NDC connection Sales Questions about direct connect, aggregators, etc
PCI certificate Sales ETKT direct PCI renewal questions, requests, certificates
Revenue Accounting Revenue Accounting Requests for ticketing authority, dispute ADM, debit memo, refunds etc
Private fares Sales Request for tour operator fares, private or special deals
Special equipment (SPEQ) Help Desk All sports / Special Equipment on flights operated by AEGEAN/Olympic Air
Unaccompanied Minor (UMNR) Help Desk Unaccompanied minor
Sales requests Sales Address questions and requests to sales department other than above standard categories
Waiting List File Address a PNR in waiting list status
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