Bienvenue sur AEGEAN Hub !
Les présentes conditions générales définissent les règles et réglementations relatives à l'utilisation du portail numérique dédié aux Agents de voyage d'AEGEAN, disponible à l'adresse www.aegeanhub.com. En accédant à ce site Web, vous acceptez irrévocablement les présentes conditions générales. Vous devez cesser d'utiliser AEGEAN Hub si vous n'acceptez pas l'énoncé ci-dessus.
La terminologie suivante s'applique aux présentes conditions générales, à la déclaration de confidentialité, à l'avis de non-responsabilité et à l'ensemble des accords :
« Partenaire(s) » désigne les Agents de voyage dans la section d'informations « inconnues » et dans la section interactive d'informations « connues ».« AEGEAN » désigne la Société (AEGEAN, Olympic Air) et « Nous » désigne à la fois le Partenaire et AEGEAN.
Le portail dédié aux Agents de voyage d'AEGEAN, ci-après désigné « AEGEAN Hub » est une instance numérique autonome désignée, appartenant à AEGEAN qui vise à fournir une expérience numérique fluide aux Agences de voyage, ci-après dénommées les « Partenaires ».
L'objectif principal d'AEGEAN Hub est d'aider et de faciliter l'échange rapide, concis et précis d'informations entre les Partenaires et AEGEAN. L'infrastructure est composée :
a) de contenu informatif qui est compilé pour aider et faciliter la coopération entre AEGEAN, ses Partenaires et leur personnel. Ouvert au public, ce qui signifie que toute personne disposant de l'URL sera en mesure de voir le contenu
b) de sections interactives qui nécessitent une inscription et une connexion pour accéder à un système de gestion des demandes en ligne afin de faciliter la soumission et la gestion des demandes.
Plus précisément, dans la section interactive, les utilisateurs peuvent soumettre numériquement différents types de demandes Annexe I « Types de demandes adressées à AEGEAN et/ou Olympic Air via AEGEAN HUB ».
Plus précisément, les Partenaires peuvent effectuer les activités suivantes via Aegean Hub :
1. Trouver des informations standard concernant les processus et procédures pertinents pour leur coopération avec AEGEAN, Olympic Air et divers collaborateurs tels que, sans s'y limiter, Direct Connect, Group Optimizer, etc.
2. Envoyer des demandes sous forme numérique au lieu d'appeler ou d'envoyer un e-mail au service d'assistance ou commercial d'AEGEAN ou Olympic Air avec des statuts mis à jour en temps réel (inscription/connexion nécessaires)
3. Afficher l'historique des rapports, obtenir une vue d'ensemble, télécharger les demandes et les statistiques pertinentes soumises par utilisateur ou par rôle assigné par période (ceci sera défini ultérieurement dans ce document)
4. Faciliter la réservation et/ou l'achat de produits AEGEAN pour le compte de leur client (c.-à-d. AEGEAN pass, réservation genAIRation)
5. Maintenir un profil pour le Partenaire selon la fonction (administrateur et utilisateur) avec des signets (favoris – choisis par l'utilisateur), les liens fréquemment consultés (visualisés depuis les analyses)
Pour s'inscrire à la section interactive d'AEGEAN Hub, le Partenaire doit :
i. Être précédemment enregistré dans OSC (Oracle Sales Cloud, la base de données commerciale existante pour les Partenaires). Tous les partenaires existants dans OSC recevront un e-mail via une invite manuelle ou une synchronisation (le partenaire titulaire de l'adresse e-mail endossera le rôle d'Administrateur) avec un jeton lui permettant de créer un mot de passe pour accéder au portail. Ensuite l'Administrateur peut se connecter et ajouter des utilisateurs de son agence.
ii. Demander l'inscription à OSC (Oracle Sales Cloud). Les Partenaires n'appartenant pas à la base de données commerciale d'AEGEAN/Olympic Air dans Oracle Sales Cloud devront demander l'inscription en ligne via un formulaire dédié ou en soumettant une demande générale sur AEGEAN Hub. Pour les partenaires IATA, il s'agira d'un processus automatisé, mais pour les partenaires non IATA, un vendeur s'assurera qu'il n'y a pas de dossier antérieur pour ce partenaire dans OSC et :
a. Soit procèdera à une nouvelle inscription ➝ enverra un jeton pour l'inscription à AEGEAN Hub
b. Soit contactera le Partenaire et l'informera qu'il est déjà inscrit ➝ enverra un jeton pour AEGEAN Hub si celui-ci n'a pas déjà été envoyé
iii. Téléversement manuel d'un groupe par le personnel commercial AEGEAN des Partenaires de vente, ci-après « Compte général ». Ce programme inclut plus d'un Partenaire dans un ou plusieurs pays qui peuvent être IATA/non IATA qui sont des associés/affiliés et/ou qui appartiennent à un groupe.
AEGEAN et les Partenaires comprennent que l'utilisation d'un e-mail individuel est fortement recommandée pour l'utilisation sécurisée d'AEGAEN Hub. Il incombe aux Partenaires de s'assurer que chaque utilisateur (y compris les Administrateurs) dispose d'un e-mail individuel et non d'un e-mail de groupe lorsqu'ils utilisent AEGEAN Hub.
E-mails associés au jeton d'inscription
Selon le protocole relatif à la sécurité des informations d'AEGEAN, le jeton d'accès de l'e-mail doit rester actif pendant 2 semaines et peut être consulté 3 fois avant de devenir inactif. Une fois le jeton d'accès inactif, un nouveau jeton d'accès (JETON) doit être généré manuellement dans AEGEAN Hub par le personnel commercial d'AEGEAN et envoyé.Sachez qu'AEGAEN Hub ne conserve pas les informations d'identification des Partenaires, qu'elle ne dispose pas de base de données et qu'elle ne stocke aucune autre information, à l'exception de :
la structure des comptes généraux (jusqu'à ce qu'elle soit modifiée par le personnel d'AEGEAN)
les demandes soumises (voir ci-dessous)
Le système de gestion des demandes d'AEGEAN Hub réalise des mises à jour de statut en temps réel (Nouvelle demande, Traitement en cours, Informations requises, Demande rejetée, Demande approuvée) pour chacune des demandes soumises. Un enregistrement d'historique sera tenu pour chaque demande à des fins de rapport. Il sera visible par le personnel d'AEGEAN, les administrateurs des Partenaires et les utilisateurs des Partenaires.
Rôles des Partenaires :
1. Administrateur :
Cet utilisateur est l'Administrateur du Partenaire. Il peut :
a. Ajouter/supprimer des utilisateurs (employés du Partenaire)
b. Soumettre tous types de demandes
c. Voir (obtenir une vue d'ensemble) de toutes les demandes soumises à AEGEAN /Olympic Air par les utilisateurs du Partenaire
2. Utilisateur
a. Soumettre certains types de demandes, mais pas tous
b. Consulter uniquement leurs demandes soumises à AEGEAN / Olympic Air
Statuts des demandes tels que vus par le Partenaire
Ouvrir une nouvelle demande qui n'a pas été ouverte par le gestionnaire d'AEGEAN. Cette demande peut être modifiée par le partenaire (demandeur) jusqu'au moment où elle est ouverte par le gestionnaire d'AEGEAN uniquement. Une fois que le gestionnaire AEGEAN a ouvert la demande, elle ne peut plus être modifiée par l'administrateur/l'utilisateur du Partenaire, sauf si des informations supplémentaires sont nécessaires, et que le statut Informations requises est sélectionné. Dans ce cas, SEULES les informations supplémentaires peuvent être modifiées.
En cours : cette demande a été traitée par le personnel d'AEGEAN.
Informations requises : cette demande nécessite davantage d'informations avant d'être traitée et a été renvoyée au demandeur.
Demande complétée : dernier statut pour une demande qui a obtenu une réponse
Demande approuvée : dernier statut pour une demande qui a été approuvée par tous les niveaux d'autorité
Demande rejetée : dernier statut pour une demande qui a été rejetée
| Active forms | Department | Description |
|---|---|---|
| Name Change | Help Desk | Request for Name correction |
| Involuntary Refund due to Schedule Change/Misconnection | Help Desk | Address a misconnection case needing refund |
| Involuntary Reissue due to Schedule Change/Misconnection | Help Desk | Address a misconnection case needing reprotection |
| Baggage | Help Desk | Request about extra baggage, excess weight or EMD association |
| Seat Assignment | Help Desk | Submit for Seat selection or EMD association |
| Agent Discount Request | Sales | Request for Travel Agent Discount |
| ADM question | Revenue Accounting | Justification about Agency Debit Memo |
| AEGEAN HUB Agency profile | Sales | Address changes of your profile, user deletion from your account or change of role of a user |
| Allergies | Help Desk | Declare possible allergies on specific food category |
| Extra Seat (CBBG) | Help Desk | Request for extra seat for cabin baggage, musical instrument, infant's car seat or personal comfort |
| DEPU-DEPA | Help Desk | Report Deportee cases |
| Dupe tickets | Help Desk | Dupe Cases |
| Exceptional refund due to medical or other causes | Sales | Select the Refund Reason from drop-down list and request exceptional refund |
| AEGEAN HUB Feedback form | Sales | Send your proposals for AEGEAN Hub enhancements |
| GDS - NDC system malfunction | Help Desk | Report a malfunction in your Distribution System Farelogix or GDS |
| MEDA | Help Desk | Cases that require Medical Information Form (MEDIF) & doctor's approval certifying that passenger is fit to fly |
| Mirflex issues | Distribution | Mirflex installation & issues |
| O.K to board (SC) | Help Desk | Request for Seamen "O.K to board" documentation |
| NDC connection | Sales | Questions about direct connect, aggregators, etc |
| PCI certificate | Sales | ETKT direct PCI renewal questions, requests, certificates |
| Revenue Accounting | Revenue Accounting | Requests for ticketing authority, dispute ADM, debit memo, refunds etc |
| Private fares | Sales | Request for tour operator fares, private or special deals |
| Special equipment (SPEQ) | Help Desk | All sports / Special Equipment on flights operated by AEGEAN/Olympic Air |
| Unaccompanied Minor (UMNR) | Help Desk | Unaccompanied minor |
| Sales requests | Sales | Address questions and requests to sales department other than above standard categories |
| Waiting List | File | Address a PNR in waiting list status |
| Other | Help Desk | Didn’t you find a category that matches your request? |