REMARQUES IMPORTANTES

  1. Aegean Airlines et Olympic Air n'autorisent pas les changements de nom par principe car le billet et la réservation sont personnels.
  2. Le but de cette rubrique est de corriger ou de modifier un nom si les critères suivants sont remplis.
  3. Les frais pour le changement de nom dans ces cas sont perçues dans le champ de la taxe OC,  le montant est de 23 EUR pour toutes les Agences de Voyages en Grèce et en dehors de la Grèce.
  4. Attention : le changement de code de type de passager de Enfant à Adulte, ou d'Adulte à Enfant n'est pas autorisé.

3.1. Introduction


Un billet est un document personnel qui ne peut être transféré à une autre personne, de même que la réservation correspondante. Par conséquent, Aegean Airlines et Olympic Air n'autorisent en principe aucun changement de nom.

Le but de ce document est de décrire les circonstances et les procédures de vérification à suivre permettant un changement de nom.

3.1.1 Conditions de Changements de Nom - réservations individuelles

 
Dans les situations et cas suivants, un changement de nom est autorisé, sur présentation d'un document officiel envoyé depuis Aegean Hub, prouvant le nom correct.

Cas :

  • La réservation a été réservée sous le nom de femme mariée au lieu du nom de jeune fille, ou inversement.
  • Le nom grec a été mal saisi en caractères latins, par ex. MPARMPAS au lieu de BARBAS
  • Le passager a plus d'un Prénom et un deuxième Prénom doit être ajouté car au moment de la réservation, seul le premier prénom a été saisi. 
  • Inversion du Prénom/Nom de Famille. 
  • La réservation a été créée avec un surnom et non pas avec le prénom complet selon les exemples suivants, Tom et nom pas Tomas , Jon au lieu de Jonathan , Giota au lieu de Panagiota etc.
  • Le billet d’un bébé (INF) nécessite d’être re-associé à un adulte n’ayant pas le même nom de famille. Par exemple PAPADOPOULOY/MARIA/INF doit être associé à PAPADOPOULOS/NIKOLAOS MR
  • Tout autre cas d'erreur entre le Nom de famille et le Prénom doit être évalué et approuvé par le responsable commercial du marché de l'agence de voyages (à condition que le PAX reste la même personne).
  • Erreurs de saisie pour un maximum de trois caractères dans le prénom ou le nom de famille pour les billets sur des itinéraires nationaux/internationaux, y compris les erreurs de type de passager MR au lieu de MRS, MRS au lieu de MR, etc. (Attention: le changement de code de type de passager de Enfant à Adulte, ou d'Adulte à Enfant n'est pas autorisé).

 

Note:

  • Pour les billets à réduction « Agent de Voyages » ( AD ), les changements de nom ne sont pas autorisés.

3.1.2 Procédure de Changement de Nom - réservations individuelles

La procédure de changement de nom décrite ci-dessous doit être appliquée dans les cas suivants : 

  • PNR avec ou sans billet émis
  • PNR créé par un GDS (Amadeus, Galileo, Sabre, Worldspan, etc.)
  • PNR avec vol A3 et/ou OA et billet sur stock A3 ou ΟΑ (SEULEMENT)
  • PNR avec vol opéré par A3 ou/et vol opéré par OA avec billet sur stock A3 ou ΟΑ (SEULEMENT)
  • PNR avec vol A3 en codeshare et vol opéré par OA et des billets sur stock A3 ou OA (SEULEMENT)
  • PNR avec vol OA en codeshare et vol opéré par A3 et des billets sur stock A3 ou OA (SEULEMENT)

3. 1.2.1 Généralités


Un nouveau PNR doit être créé par l'agent de voyages avec les mêmes détails de vols et dans la même classe de réservation (RBD) avec le nom correct. Si la RBD ( classe de réservation ) n’est pas disponible, la réservation devra être effectuée dans n’importe quelle autre RBD disponible dans la même classe de service, ou mis en liste d'attente. L'agent de voyages doit ensuite contacter le Help Desk d'Aegean Airlines ou d'Olympic Air afin d’obtenir la confirmation de la RBD initiale dans le nouveau PNR.

Exception : 

La procédure « ajouter un bébé  » ( add infant ) est la seule exception. Dans ce cas l’Agent de voyages est autorisé à ajouter le bébé ( INF ) au PNR initial.

Attention : 

N'annulez pas le PNR original avec un nom erroné avant que le nouveau PNR ne soit créé, confirmé en statut HK dans la RBD initiale et le nouveau billet émis. De plus, toutes les demandes de service spécial (SSR) et/ou les numéros de carte de fidélité doivent être ajoutés au nouveau PNR.

Le PNR avec un nom erroné ne doit être annulé qu'après confirmation par la compagnie aérienne et, avant cette annulation un commentaire explicatif doit être ajouté indiquant la raison de l'annulation et le nouveau PNR.

3.1.2.2  PNR avec billet non émis 


Pour un PNR créé par une Agence de voyages, l'Agence de voyages doit demander le changement de nom et créer un nouveau PNR avec les mêmes informations de voyages classe de réservation, comme décrit ci-dessus au (3.1.2.1).

Attention

Si le changement de nom est traité dans le même PNR, des problèmes de synchronisation peuvent survenir. Un nouveau PNR doit toujours être créé.

3.1.2.3 PNR avec billet émis

Pour un PNR créé par une Agence de voyages, l’Agence de voyages doit demander un changement de nom et créer un nouveau PNR avec les mêmes détails de vol et la même classe de réservation, comme décrit ci-dessus (3.1.2.1). Par ailleurs, le tarif doit être égal ou supérieur à la valeur du billet d'origine.

A. Erreurs de saisie jusqu'à 3 lettres (Valid only for Auto Approved).

L'agent de voyage doit :

  • Créer un nouveau PNR dans n'importe quel classe de réservation publiée disponible, dans la même classe de service comme indiqué ci-dessus (3.1.2.1).
  • Créer une demande d'approbation sur Aegean Hub qui devra être utilisée dans la case endos lors de la réémission.
    (Code de dispense/waiver = Hub ID )
  • Réémettre manuellement le billet dans le nouveau PNR sans collecte de tarif supplémentaire.
  • Différence tarifaire = Non, (selon le billet original)
  • Famille tarifaire = identique au billet original
  • Différence de taxe = Oui, si applicable
  • Collecte des frais OC =23 Eur, pour le changement de nom, frais de correction du nom.
  • La case endos du nouveau billet doit indiquer le numéro de billet original et le code HUB de dispense/waiver comme ci-dessous :
     “Valid on A3/ΟΑ flights only/OC 23 for name change/ICW (original tkt number 390…)/waiver code (aegean hub id)

B. Erreurs de saisie de plus de 3 lettres

L’agent de voyage doit : 

  • Faire une demande sur Aegean Hub dans la catégorie NAME CORRECTION
  • Créer un nouveau PNR, selon les mêmes détails d'itinéraire exacts dans les classes de réservations disponibles.
  • Suivre les étapes normales pour un changement volontaire.
  • Collecter la différence tarifaire et/ou de taxe.
  • Collecter frais OC =23 EUR, pour le changement de nom, frais de correction du nom.
  • La case endos du nouveau billet doit également indiquer le numéro de billet original.
    “Valid on A3/ΟΑ flights only/OC 23 name change/ ICW (original tkt number 390…)”
  • L'Agent de voyages doit faire la réémission du billet d'origine, dans le nouveau PNR créé (conformément à la politique de tarification des billets non utilisés) et insérer les frais de modification de nom dans la case taxe OC le montant de 23 EUR (non remboursable).
  • L'Agent de voyages doit réajuster le tarif/taxes,  le cas échéant et percevoir sur le billet la différence tarifaire et/ou des taxes quand applicable.
  • La case Endos doit être complétée avec la remarque suivante : 

“Valid on A3/ΟΑ flights only/OC 23 EUR charge for name change penalty”      

 Exemple:

  1. Avec un billet émis à l'origine en Y/classe et dont la valeur tarifaire est de 100 EUR.
    Et, lorsque l'Agence de voyages fait un changement de nom, le tarif Y/classe a augmenté à 103 EUR.
    Dans ce cas, l'Agent de voyages doit réajuster le tarif et collecter la différence entre le tarif d'origine et la nouvelle valeur de la Y/classe (sans comptabiliser les frais de changement de réservation).

  2. Si le billet original a été émis en Κ/classe avec une valeur tarifaire de : 80 EUR 
    Lorsque l'Agence de voyages fait un changement de nom, le tarif K/classe a baissé à 75 EUR. 
    Dans ce cas, l'Agent de voyages doit réserver une RBD (classe de réservation) supérieure afin que le tarif du nouveau billet soit égal ou supérieur (quelle que soit la RBD) et percevoir la différence de tarif entre la RBD originale et la valeur de la nouvelle RBD du tarif publié, à date de la nouvelle réservation (sans comptabiliser les frais de changement de réservation).

La procédure suivante doit être appliquée  (selon la politique A3 , la re-tarification pour les billets totalement inutilisés et partiellement utilisés)

 3.1.2.4 PNR avec billets partiellement utilisés 


Le changement de nom est également autorisé pour des billets partiellement utilisés.

Dans ce cas, il convient d’appliquer uniquement les frais de changement de nom ainsi que les éventuelles différences de taxes.

Le billet sera réémis conformément à la politique A3 pour utilisation partielle volontaire. En conséquence, il n'y aura donc pas de réajustement tarifaire.

Même procédure et actions de billetterie que celles analysées dans la section 3.1.2.3 PNR avec billet émis à suivre.

Notes:

S'il n'y a aucun autre changement dans la réservation (vol/heure/date, etc.), à l'exception donc du changement de nom et, que l'itinéraire reste le même qu’à l'origine, alors il ne faut pas comptabiliser les frais de changement. 

Si un EMD a déjà été émis pour les bagages (XBAG/XBAC), ce document doit également être réémis sous le nom correct du passager. Toute différence dans le montant des EMDs (en cas d'augmentation des frais entre la date d'émission initiale des EMDs et la date de réémission) doit également être collectée.

Tout autre changement de nom, hormis les exceptions présentées ci-dessus, n'est pas autorisé.

Cette politique de changement de nom est également applicable pour les billets liés aux bébés.

Lorsqu'une devise autre que l'EUR est utilisée, les Agents de voyages convertiront le montant en EUR dans la devise de paiement (devise locale) à la date de la réémission.